Secrétariat externalisé
Services Pro, vous propose un service de secrétariat externalisé qui s’adapte à vos besoins pour vos travaux administratifs. Grace à ce service, vous allez pouvoir vous consacrer pleinement au développement de votre entreprise.

Présentation de l'offre secrétariat externalisé :
L’offre Secrétariat externalisé se décompose en une offre de base et des options :



Description detaillée :

Offre de Base
Accueil téléphonique :

Prise d’appel sur la tranche horaire lundi au vendredi (9h à 12h30 / 14h à 18h).

Prise de message :

votre télésecrétaire prend vos messages et vous les communique en temps réel par mail ou SMS.

Prise de rendez-vous :

votre télésecrétaire prend vos rendez-vous selon un process déterminé au préalable.

Renseignements de premier niveau :

votre télésecrétaire renseigne vos clients, partenaires, prospects ou fournisseurs sur vos horaires d’ouverture, votre adresse, votre plan d’accès, etc...

Options
Option 1 : Saisie et mise en page

Vous communiquez à votre secrétariat externalisé par fax des documents papier à saisir sur support informatique. Sa télésecrétaire saisie le texte, le met en forme et le sauvegarde sur un support informatique. Ensuite il le met à disposition du client soit par mail, FTP ou sur support physique. L’unité de mesure pour ce service et le nombre de pages à saisir sur le type de format A4 Microsoft Word avec les précisions suivantes : format de police Arial taille 11 sans interligne. Chaque page commencé est dû.

Option 2 : Réservation de voyage, restaurant

Le Client fait appel au service du télésecrétariat pour effectuer à son compte une réservation de voyage, de salle de séminaire, de restaurant,….La demande doit parvenir par mail avec l’ensemble des informations nécessaires (date, lieu, budget,…) à la recherche de la prestation. Le service télésecrétariat effectue la recherche, informe le Client du résultat. Si ce dernier est satisfaisant pour le client alors le télésecrétariat entame les actions nécessaires à la confirmation du choix et envoi un mail de confirmation au client récapitulant le traitement de la mission confiée. Ce service est facturé à un montant forfaitaire quelque soit l’issu final de la prestation acceptée ou refusée par le client.

Option 3 : Traitement Back Office

Relances téléphoniques :
Le service de télésecrétariat peut effectuer des missions de rappel ou de relances téléphoniques sur une liste d’individus communiquée par le Client. Ce dernier précisera alors au Prestataire le script de l’appel, le résultat souhaité et le format de fichier de sortie des appels. Ce service est facturé par ligne d’appel du fichier. Une ligne étant égale aux coordonnées d’un individu avec un numéro de téléphone.

Traitement des emails :
Le client met en place une règle de transfert des emails vers une boite mail défini chez le prestataire. Il indiquera le traitement à donner à chaque email. Le service Télésecrétariat du prestataire se charge alors de recevoir les emails, les analyser et les traiter selon les recommandations du client. Ce service est facturé par email traité quelque soit la réponse apportée.

AVANTAGES :
Avec l’offre Secrétariat externalisé vous bénéficiez :

Coût :
  • Pas de charges salariales
  • Moins cher qu’une embauche
  • Aucun coût lié à l’aménagement de travail, ni d’équipement informatique
Organisation :
  • Pas de gestion du personnel
  • vous vous dégagez de taches parfois lourdes
  • Une mise en place immédiate (moins d’un mois)
Personnalisation :
  • Un accueil téléphonique personnalisé au nom de votre entreprise
VOS BENEFICES :
Avec l’offre Secrétariat externalisé vous bénéficiez :

Economie :
  • La structure financière de votre entreprise est allégée
Simplicité de gestion :
  • Un effectif réduit est centré sur votre activité principale
Professionnalisme :
  • Votre accueil est confié à un professionnel